Skillsail in Microsoft Teams nutzen

Sie können mit Ihrem Skillsail-Assistenten direkt in Microsoft Teams sprechen — demselben Assistenten, der in der Web-App Ihre Trainingsmodule erstellt und bearbeitet. Sobald Ihr Teams-Konto verbunden ist, schreiben Sie dem Skillsail-Bot eine persönliche Nachricht oder erwähnen Sie ihn in einem Teamkanal: Bitten Sie ihn, ein Modul zu erstellen, eine Folie umzuschreiben, eine Quizfrage hinzuzufügen oder Ihre Inhalte zwischen zwei Meetings zu prüfen.

Das ist nützlich, wenn Sie:

• Eine Diskussion in einem Teamkanal in Training verwandeln möchten, solange sie noch frisch ist.
• Schnelle Änderungen vornehmen möchten — „Kürze Folie 3", „Übersetze das Sicherheitsmodul ins Spanische" — ohne die Web-App zu öffnen.
• Ihre Kursarbeit in dem Tool behalten möchten, in dem Ihre Organisation ohnehin arbeitet.

Bevor Sie sich verbinden

Ihre Microsoft-365-Administration muss die Skillsail-Bot-App zuerst zu Ihrer Teams-Organisation hinzufügen. Wenn der Bot in Ihrem Teams-Client noch nicht verfügbar ist, fragen Sie Ihre Administration danach.

Microsoft-Teams-Konto verbinden

1. Öffnen Sie in Skillsail Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams.
2. Klicken Sie auf Verbinden. Sie werden zur Anmeldung zu Microsoft weitergeleitet.
3. Melden Sie sich mit dem Microsoft-Geschäftskonto an, das Sie in Teams verwenden, und bestätigen Sie.
4. Sie kehren zu Skillsail zurück, die Verbindung ist bestätigt. Sie können loslegen.

Wenn Sie Gast in der Teams-Organisation sind

Wenn der Skillsail-Bot in einer Organisation liegt, in der Sie Gast sind, und nicht in Ihrer eigenen (etwa als Beratung im Teams einer Kundin), verwenden Sie den Verbindungslink unten statt der Microsoft-Anmeldung. Microsoft behandelt Sie in jeder Organisation als eigenes Konto: Die Anmeldung verbindet daher das Konto Ihrer eigenen Organisation, nicht das, mit dem Sie den Bot nutzen.

Wenn die Microsoft-Anmeldung nicht möglich ist

Manche Organisationen schränken die Microsoft-Anmeldung für Drittanbieter-Apps ein. Verwenden Sie in dem Fall einen Verbindungslink:

1. Klicken Sie in Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams auf Anmeldung mit Microsoft nicht möglich? Verbindungslink verwenden.
2. Öffnen Sie den Link. Teams öffnet einen persönlichen Chat mit dem Skillsail-Bot, in dem eine Verbindungsnachricht bereits vorausgefüllt ist — tippen Sie auf Senden.
3. Der Bot bestätigt die Verbindung.

Verbindungslinks sind persönlich, nur einmal gültig und laufen nach 15 Minuten ab. Wenn ein Link abgelaufen ist, erstellen Sie an derselben Stelle in den Einstellungen einen neuen.

Was Sie fragen können

Alles, was Sie im Skillsail-Webchat fragen würden, funktioniert auch in Teams. Zum Beispiel:

• Neues erstellen — „Erstelle ein Onboarding-Modul mit 5 Folien für neue Lagermitarbeiter, mit kurzem Quiz."
• Bestehende Inhalte bearbeiten — „Formuliere die Einstiegsfolie des Brandschutzmoduls prägnanter."
• Übersetzen — „Übersetze das Kundenservice-Modul ins Deutsche und Spanische."

Der Assistent arbeitet nur mit Inhalten Ihrer eigenen Skillsail-Organisation — derjenigen, mit der Ihr Teams-Konto verbunden ist. In einem persönlichen Chat können Sie ein Bild oder PDF anhängen, damit der Assistent den Inhalt versteht, wenn Teams die Datei von einem freigegebenen Microsoft- oder SharePoint-Host bereitstellt. Ein in Teams gelesener Anhang wird nicht automatisch als wiederverwendbare Skillsail-Ressource gespeichert. Verwenden Sie daher die Web-App, wenn Sie eine Datei behalten, in ein Modul einfügen oder ein Office-Dokument importieren möchten — oder wenn Teams den Anhang nicht bereitstellen kann.

Den Bot in Teamkanälen nutzen

Sie können den Skillsail-Bot in einem Teamkanal oder Gruppenchat nutzen, zum Beispiel dort, wo Trainingsideen entstehen. Der Bot bleibt still, solange Sie ihn nicht mit @ erwähnen. Er antwortet in einem Thread auf Ihre Nachricht, damit die Unterhaltung an einer Stelle bleibt.

Neue Threads in verifizierten internen Standardkanälen und internen Gruppenchats werden mit allen aktiven Redakteuren der Skillsail-Organisation der startenden Person geteilt, einschließlich des vollständigen Verlaufs, auch für Redakteure außerhalb der Gruppe. Jede mitwirkende Person verbindet ihr eigenes Konto, antwortet auf die ursprüngliche Nachricht und erwähnt Skillsail mit @. Eve zeigt den Zugriffskreis vor dem ersten gemeinsamen Schritt an. Wer den Teams-Kanal lesen kann, sieht weiterhin die dortigen Antworten.

Persönliche Chats, private Kanäle sowie Gruppenchats und Kanäle mit Gästen oder externen Mitgliedern und bestehende private Threads bleiben in Skillsail bei der startenden Person. Ist der Kanalzugriff nicht verifizierbar, bleiben neue Sitzungen privat und bestehende gemeinsame Sitzungen pausieren. Private Threads werden nie automatisch geteilt.

Installieren oder aktualisieren Sie die Skillsail-Teams-App und stimmen Sie der Berechtigungen für Einstellungen und Mitgliedschaft des installierten Teams oder Gruppenchats zu. Damit prüft Skillsail Unterhaltungstyp und Zugriffskreis; die Berechtigung erlaubt keinen Zugriff auf den Nachrichtenverlauf. Für alle Organisationen gilt dieselbe Regel, ohne separaten Skillsail-Admin-Schalter. Starten Sie nach dem Update einen neuen Thread; bestehende private Threads bleiben privat.

Im persönlichen Chat mit dem Bot erreicht jede Ihrer Nachrichten den Assistenten.

Dateianhänge sind derzeit auf persönliche Chats beschränkt. Teams speichert normale hochgeladene Dateien auf einem organisationsspezifischen SharePoint-Host; eine Administration muss diesen exakten Host zuerst in der Skillsail-Bereitstellung freigeben. Dateien in Teamkanälen und Gruppenchats müssen weiterhin als Text eingefügt oder über die Skillsail-Web-App hochgeladen werden.

Während der Assistent arbeitet

Sobald der Assistent mit Ihrer Nachricht beginnt, reagiert er darauf mit 👀. Ist er fertig, wird daraus ✅, oder ❌, wenn ein Fehler die Arbeit gestoppt hat. Wird die Anfrage abgebrochen, verschwindet das 👀. Teams zeigt die Schreibanzeige (die drei Punkte) nur wenige Sekunden lang und in Teamkanälen gar nicht, deshalb ist die Reaktion das verlässliche Zeichen, dass Ihre Nachricht bearbeitet wird. Senden Sie mehrere Nachrichten, während der Assistent noch beschäftigt ist, bearbeitet er sie gemeinsam und reagiert auf die letzte.

Bei längeren Aufgaben, etwa einer Recherche oder dem Erstellen von Folien, sendet der Assistent zusätzlich eine kurze Statuszeile, zum Beispiel „Building slides…“, und bearbeitet diese Nachricht, während die Arbeit voranschreitet. In einem Teamkanal ist das die Antwort „Working on your request…“, die Sie bereits kennen. Stellt der Assistent Ihnen eine Frage, lautet die Zeile „Waiting for your answer…“. Am Ende steht dort „Done.“, „Stopped.“ oder „Cancelled.“.

Präferenzen beim Erstellen

Wenn die Speicherfunktion verfügbar ist, nutzt Ihr verknüpftes Microsoft Teams-Konto dieselben persönlichen Präferenzen wie der Skillsail-Web-Chat in diesem Arbeitsbereich. Die Funktion ist standardmäßig eingeschaltet, sofern Sie sie nicht ausgeschaltet haben. In gemeinsamen Gesprächen können Ihre Präferenzen Antworten beeinflussen, die andere mitlesen. Unter Einstellungen → Allgemein → Präferenzen beim Erstellen in Skillsail können Sie die Funktion ausschalten und gespeicherte Präferenzen ansehen oder löschen. Solange die Funktion eingeschaltet ist, geht das Ansehen und Löschen auch in einem privaten Skillsail-Web-Chat. Wie Sie die Funktion verwalten, erfahren Sie unter Module und Komponenten.

Trennen oder Konto wechseln

• Trennen: Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams und entfernen Sie die Teams-Verbindung. Der Bot reagiert dann nicht mehr auf Ihre Nachrichten, bis Sie sich erneut verbinden.
• Zu einem anderen Skillsail-Konto wechseln: Ein Teams-Konto kann immer nur mit einem Skillsail-Konto verbunden sein. Trennen Sie es zuerst im aktuellen Konto und verbinden Sie es dann aus dem anderen Konto erneut.

Fehlerbehebung

• Die Microsoft-Anmeldung schlägt fehl oder verlangt eine Genehmigung — Ihre Organisation verlangt eine Admin-Zustimmung für Drittanbieter-Anmeldungen. Verwenden Sie stattdessen den Verbindungslink (siehe oben) oder bitten Sie Ihre Microsoft-365-Administration, Skillsail zu genehmigen.
• In den Einstellungen steht Teams als verbunden, der Bot verlangt aber weiterhin eine Verbindung — vermutlich sind Sie Gast in der Organisation, in der der Bot installiert ist, und die Microsoft-Anmeldung hat ein anderes Konto verbunden. Trennen Sie die Teams-Verbindung in Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams und verbinden Sie erneut über den Verbindungslink.
• Der Bot meldet, der Link sei ungültig oder abgelaufen — Links sind einmal gültig und 15 Minuten lang nutzbar. Erstellen Sie in Einstellungen → Integrationen → Microsoft Teams einen neuen.
• Der Bot meldet, das Teams-Konto sei mit einem anderen Skillsail-Konto verbunden — trennen Sie es zuerst in den Einstellungen dieses Kontos und verbinden Sie sich dann erneut.
• Der Bot antwortet in einem Kanal nicht — erwähnen Sie ihn mit @. Normale Kanalnachrichten werden bewusst ignoriert.
• Der Verbindungslink öffnet keinen Chat mit dem Bot — die Skillsail-Bot-App ist möglicherweise noch nicht in Ihrer Teams-Organisation installiert. Bitten Sie Ihre Microsoft-365-Administration, sie hinzuzufügen.

Ausblick

Sie können den Assistenten auch in Slack und Telegram nutzen — siehe Skillsail in Slack nutzen und Skillsail in Telegram nutzen.