ドキュメント
共有とテンプレート
公開リンク、パスフレーズによる保護、および再利用可能なテンプレート。
Skillsailでは、完成したモジュールを共有する方法として、公開リンク、パスフレーズで保護された公開リンク、および他のユーザーが自身のワークスペースにコピーできるテンプレートの3つをご用意しています。
テンプレートの順を追った解説については、「テンプレート」をご覧ください。
可視性
モジュールには、非公開と公開の2種類があります。
- 非公開：ご自身のワークスペースのメンバーのみが開くことができます。
- 公開：リンクをお持ちの方ならどなたでもモジュールをプレビューできます。パスフレーズが設定されている場合は、入力が必要です。
Webアプリで公開設定を変更するか、接続されたアシスタントに依頼して、モジュールを「公開」または「非公開」に設定できます。通常の公開モジュールを公開する場合、既存のパスフレーズは保持されます。
モジュールを非公開にすると、外部からのアクセスは直ちに遮断されます。また、テンプレートのステータスがクリアされ、既存のパスフレーズも削除されます。後日、そのモジュールを再度公開しても、これらの設定は自動的に復元されません。
パスフレーズによる保護
通常の公開モジュールは、パスフレーズで保護することができます。訪問者は、コンテンツを閲覧する前に、そのパスフレーズを入力する必要があります。
- SkillsailのWebアプリでパスフレーズを設定または変更してください。連携されたアシスタントでは、パスフレーズの設定や変更はできません。
- パスフレーズは、Webアプリで削除するか、連携しているアシスタントに削除を依頼することができます。
- パスフレーズを変更すると、以前のパスフレーズでモジュールのロックを解除していたユーザーはアクセスできなくなります。継続するには、新しいパスフレーズを入力する必要があります。
- パスフレーズを削除すると、すでに公開されているモジュールに、既存のリンクから直ちにアクセスできるようになります。
レビューコメント
公開モジュールでは、レビューコメントを収集することも可能です。これは、レビュー担当者が個々のスライドをプレビューする際に、そのスライドに記入する短いメモのことです。
共有機能では、デフォルトでコメント機能が有効になっています。レビュー担当者は、アカウントを作成しなくても、共有リンクにコメントを残すことができます。
- 共有設定にある「レビューコメントを収集する」スイッチを使用して、コメント機能を無効にしてください。この機能は、モジュールが公開されている間のみ利用可能です。
- 公開リンクを公開すると、コメント機能が有効になります。すでに公開されているモジュールを再公開する場合、以前の設定が維持されます。
- モジュールを非公開にするとコメント機能がオフになり、レビュー担当者は直ちにアクセス権を失います。
- コメントを非表示にしたり、共有を解除したり、パスフレーズを変更しても、データは削除されません。編集履歴はすべてエディタに残ります。
- テンプレートにはコメントが保存されることはなく、テンプレートのコピーにもコメントは含まれていません。
モジュールにパスフレーズが設定されている場合、レビュー担当者はまずロックを解除してからコメントを入力してください。アカウントやメールアドレスは一切必要ありません。初めてレビューを行う方は、「レビューに参加」カードに表示名を入力して、そのまま進めてください。 コメントの閲覧には名前は一切必要ありません。Skillsailは、そのモジュールに関して30日間、名前を記憶します。モジュールを作成した人の名前やメールアドレスと一致する表示名は拒否されます。レビューは共有スペースです。リンクを持っている人なら誰でも、すべてのコメントとすべてのレビュアーの名前を読むことができます。
レビュー担当者は、現在表示しているスライドでスレッドを開始したり、任意のスレッドに返信したり、自身のコメントを削除したり、「解決済みを表示」にチェックを入れて解決済みのスレッドを確認したりすることができます。コメントは最大2000文字のプレーンテキストで、書式設定、添付ファイル、メンションは使用できません。 レビュアーは投稿後の自身のコメントを編集することができ、編集されたコメントには「編集済み」と表示されるため、自分が書いていない文言を引用されることはありません。削除されたコメントには「コメントが削除されました」というプレースホルダーが残されるため、それに対する返信も意味を成すようになります。
エディタでは、コメント欄はプレビューの横に配置されています。最初は右側の細いレール状に折りたたまれており、そこには開いているスレッドの数が表示されています。クリックするだけで展開されます。モジュールが開いている間は常にこのレールが表示されているため、他の誰かがコメントする前でも、ご自身でメモを残すことができます。 どのコメントに対しても、返信、解決、再開、削除を行うことができます。スレッドを直接解決または再開できるのは、そのモジュールを作成した本人だけです。また、解決済みのスレッドに対してレビュアーが返信すると、そのスレッドは自動的に再開されるため、フォローアップが見落とされることはありません。 同じ組織に所属する同僚は、アカウント名で識別され、「編集者」バッジが付与されますが、スレッドを解決することはできません。
コメントは常に1つのスライドに紐づいており、モジュール全体に紐づくことはありません。スライドを削除しても、コメントは失われることなく「スライドに紐づいていない」グループに移動され、以前のバージョンを復元すると、そのスライドに再び紐づけられます。コメントが書き込まれた後にスライドが編集された場合、そのコメントには「このコメント以降、スライドが編集されました」というマークが付きます。
Skillsailでは、コメントに関する通知は一切送信されません。メール、アプリ内通知、ダイジェストなどはありません。エディタと共有ページはそれぞれ20秒ごとに更新されるため、双方が画面を確認することで新しいコメントを確認できます。
アシスタントとの連携
接続されたアシスタントは、以下のことができます：
- 既存のパスフレーズを維持したまま、モジュールを通常の公開モジュールとして公開する
- パスフレーズなしの公開用テンプレートとして公開してください。
- 「非公開」に設定すると、テンプレートステータス、既存のパスフレーズ、およびレビューコメントが削除されます。
- パブリックモジュールから既存のパスフレーズを削除する
- 共有リンク上のレビューコメントをオンまたはオフにする
これらはすべて1つの統合された変更共有機能であるため、アシスタントは1回の確認手順で複数の設定を調整でき、その過程で無効化された項目があればすべて報告されます。安全のため、パスフレーズの作成や変更が必要な際は、必ずWebアプリをご利用ください。
テンプレート
テンプレートとは、他のSkillsailユーザーが自身のワークスペースにコピーできる公開モジュールです。テンプレートは、次のような場合に役立ちます：
- 実績のある研修フォーマットをチーム間で共有する
- 専門家がゼロから作成する手間を省き、編集の土台となるコンテンツを提供できます
- 構造を維持したまま、他の担当者がコンテンツを編集できるようにしてください
テンプレートモードを有効にすると、Skillsailはそのモジュールを公開状態にし、既存のパスフレーズを削除します。テンプレートは常に公開されており、パスフレーズも設定されていないため、検索やコピーが可能です。
テンプレートモードをオフにすると、モジュールは公開状態のままとなり、以前のパスフレーズは復元されません。モジュールを非公開にすると、テンプレートモードもオフになり、パスフレーズはすべてクリアされます。
コピーされる内容
誰かがテンプレートをコピーした場合は：
- スライド、質問、インタラクティブなアクティビティを含む構成は、そのまま複製されています
- 利用可能なすべての言語バージョンが含まれます
- テーマ、修了条件、およびメディアも含まれます
このコピーは、受信者のワークスペース内に新しく作成された非公開モジュールです。コピーの変更は元のテンプレートには影響せず、また、後でテンプレートを変更しても既存のコピーは更新されません。
コピーされない内容
- Skillsailとのチャット履歴（元のモジュール）
- 保存されたバージョン履歴
- レビューコメント：新しいコピーにはコメントは引き継がれません。
- 共有設定：コピーは初期状態では非公開であり、パスフレーズは設定されていません
ワークフローのヒント
- まずはモジュールを完了させてください。後でテンプレートを変更しても、ユーザーがすでに作成したコピーは更新されません。
- わかりやすいタイトルを使用してください。受講者が数ヶ月経っても、そのモジュールが何であるかを認識できるようにしてください。
- 適応方法について説明してください。チームと共有する際は、使用目的に関する簡単な注記を添えてください。
- リンクを送信する前に、公開範囲をご確認ください。通常の公開モジュール、パスフレーズで保護されたモジュール、または再利用可能なテンプレートのいずれを意図しているかをご確認ください。